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Ablauf

Ein Überblick über alle bei der Schließfachvergabe durchzuführenden Schritte.

Die Schließfachvergabe korrekt durchzuführen, erscheint auf den ersten Blick schwieriger, als es tatsächlich ist. Es sind nur viele kleinere Dinge über einen langen Zeitraum zu erledigen und der Hauptteil der Arbeit besteht darin, nach der Vergabe die ganzen E-Mails von Studenten zu beantworten.

In der folgenden Tabelle sind alle durchzuführenden Schritte mit deren jeweiligem Zeitpunkt aufgeführt. Wenn diese Schritte durchgearbeitet werden, kann (fast) nichts mehr schief gehen. Für den Start des Anmeldezeitraums hat es sich bewährt, den ersten Montag der Vorlesungszeit zu wählen; die Anmeldung läuft dann bis Mitte der folgenden Woche. Auf diese Weise bekommen möglichst viele Studenten mit, dass sie sich für ein Schließfach bewerben können.

Innerhalb des Administrationsbereichs der Schließfachvergabe (aber nicht dort verlinkt) befindet sich ein kleines Skript, mit dem alle Termine automatisch berechnet werden können. Dazu werden die hier angegebenen Zeitpunkte genutzt. Für den Zugriff werden die gleichen Zugangsdaten wie für den Administrationsbereich benötigt. Das Skript findet sich unter folgender Adresse:

http://www2.jura.uni-freiburg.de/dekanat/schliessfaecher/admin/datumsbestimmung/

  Zeitpunkt Was Bemerkungen
1 Ein Monat vor neuem Semester
  • Genaue Termine festlegen

Folgende Termine werden benötigt:

  • Start der Bewerbungsphase
  • Ende der Bewerbungsphase

Daraus ergeben sich die anderen Zeitpunkte entsprechend dieser Tabelle.

2 4 Wochen vor Beginn des Anmeldezeitraums
  • E-Mail-Adresse aktiv schalten
  • Aushänge erstellen und im KG II aushängen + einen Aushang den Hausmeistern übergeben
  • Aktuelles-Eintrag auf den Webseiten veröffentlichen:
    • Rechtswissenschaftliche Fakultät (selber)
    • Wirtschaftswissenschaftliche Institute (anfragen)
  • Informationsseiten anpassen:
    • Liste freier Schließfächer entfernen
    • Datum ändern
3 2 Wochen vor Beginn des Anmeldezeitraums
  • Offene Schließfächer auf Mängel überprüfen und mangelhafte Schließfächer an Hausmeister melden
  • Liste aller verfügbaren Schließfächer erstellen
4 1 Woche vor Beginn des Anmeldezeitraums
  • Herrn Kohler vom Studierendensekretariart bis Ende der Woche um eine Liste aller Studenten der Rechtswissenschaftlichen Fakultät und der Wirtschaftswissenschaften bitten
  • Schließfachvergabe-Programm zurücksetzen und neue Daten eintragen
5 Starttag der Bewerbungsphase
  • Bewerbung erlauben
6 Während der Bewerbungsphase
  • E-Mails beantworten
  • Fehlende Studenten nachtragen
7 Schlusstag der Bewerbungsphase
  • Bewerbungsphase beenden
  • Bewerbungen grob auf Unregelmäßigkeiten überprüfen
  • Eigentliche Vergabe ausführen
  • Vergabe-Ergebnis grob überprüfen
  • Einsicht erlauben
  • Liste der freigebliebenen Schließfächer veröffentlichen
    • Aushänge im KG II
    • Aktuelles-Eintrag auf der Webseite der Rechtswissenschaftlichen Fakultät
    • Informationsseiten
8 In den ersten vier Wochen nach der Vergabe
  • E-Mails beantworten
  • Härtefälle bearbeiten
9 Vier Wochen nach der Vergabe
  • E-Mail-Adresse deaktivieren
  • Verteilung sichern
  • Informationsseiten anpassen:
    • Hinweis auf nächste Schließfachvergabe setzen