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Umgang mit Bewerbern

Da es vielen Studenten sehr wichtig ist, ein möglichst gutes Schließfach zu erhalten, treffen während der Bewerbungsphase und nach der Vergabe etliche E-Mails ein. Diese sollten natürlich beantwortet werden; zu viel Aufwand sollte man aber auch nicht betreiben.

Häufig gestellte Fragen

Es gibt eine Sammlung von häufig gestellten Fragen, auf die an einigen Stellen hingewiesen wird. Wenn dennoch eine E-Mail mit einer solchen Frage eintrifft, sollte in der Antwort einfach nur kurz auf die häufig gestellten Fragen verwiesen werden.

Ein Beispiel: Während der Bewerbungsphase haben viele Bewerber das Problem, dass ihre Matrikelnummer nicht akzeptiert wird, und fragen dann an, was Sie tun können. Wenn nicht die Studienbescheinigung beigefügt ist, reicht hier eine kurze E-Mail mit dem folgenden möglichen Text:

Wir haben diese Frage bereits in den häufig gestellten Fragen auf der Webseite der Rechtswissenschaftlichen Fakultät (http://www.jura.uni-freiburg.de/service/schliessfachvergabe/faq) beantwortet.

Viele Grüße,

Max Mustermann

Damit man nicht unnötig viele E-Mails aufwendig bearbeiten muss, ist es als Zuständiger sinnvoll zu wissen, welche Fragen in den häufig gestellten Fragen bereits beantwortet werden.

Unhöfliche E-Mails

Einige Studenten gerade höheren Semesters, die kein Schließfach im zweiten Stock erhalten haben, sind darüber sehr unzufrieden. Ab und zu kommen daher leider unhöfliche E-Mails mit teilweise befehlendem Ton ("Bitte ändern Sie dies umgehend und setzen Sie mich in Kenntnis.") oder übertriebener Kritik ("Ich halte es für eine bodenlose Frechheit..."). In diesen Fällen sollte man auf keinen Fall auf die Wünsche eingehen (zumal alle anderen Fächer, die noch frei sind, auch nicht besser sind), sondern höflich, aber entschieden antworten, dass es so sei, wie es ist, und man sich so einen Tonfall auch nicht gefallen lasse.

Auch zu diesem Thema findet sich eine Antwort in den häufig gestellten Fragen.

Freigebliebene Schließfächer

Wenn nach der Vergabe noch Schließfächer freigeblieben sind, sollten diese veröffentlicht werden, damit sich diejenigen, die sich nicht für ein Schließfach beworben haben, eines nehmen können. Allerdings sollten mindestens zehn dieser Schließfächer für Härtefälle reserviert und daher nicht veröffentlicht werden.

Härtefälle

Es kommt gelegentlich vor, dass einige vergebene Schließfächer defekt oder stark verschmutzt sind. Auch hierzu findet sich eine Antwort in den häufig gestellten Fragen. Für diese Fälle benötigt man eventuell Ersatzfächer, die man den Betroffenen zuweisen kann. Zu kleine Schließfächer oder eine schlechte Lage des Schließfaches sind aber keine Härtefälle.

Handvergabe für Tagesgäste und Gastprofessoren

Für Tagesgäste und Gastprofessoren gibt es ein paar Schließfächer, die nicht in die Vergabe aufgenommen werden. Wenn ein solches Schließfach vergeben soll, muss darüber manuell Buch geführt werden.

Mehrsprachigkeit

Um internationalen Studenten ohne nennenswerte Deutschkenntnisse die Schließfachvergabe zu erleichtern, sollten alle Texte immer auch auf Englisch veröffentlicht werden. Bei den Vorlagen finden sich bereits entsprechende Übersetzungen. Die öffentlichen Informationsseiten sind auch auf Englisch verfügbar. Das Schließfachvergabe-Programm selber ist nur auf deutsch, aber die E-Mails sollten auch immer mit einer englischen Übersetzung verschickt werden.