Sie sind hier: Startseite Das Programm Back-End Ablauf und Optionen

Ablauf und Optionen

Auf dieser Seite lassen sich alle Funktionen zur eigentlichen Vergabe erreichen sowie gewisse Anpassungen der Programmes vornehmen. Die Unterseiten lassen sich über das Menü am oberen Rand auswählen. Nachdem man Änderungen auf einer dieser Unterseiten vorgenommen hat, muss man unbedingt speichern, bevor man mit der nächsten Unterseite fortfährt. Leider muss man sich dann aber auch wieder durch das ganze Menü klicken.

Initialisierung des Schließfachvergabetools

Hier lässt sich das Schließfachvergabe-Programm zurücksetzen. Über den Button "Studenten und Matrikelnummern löschen" werden alle berechtigen Studenten aus der Datenbank entfernt. Hierbei wird aber noch nicht die Verteilung der Schließfächer gelöscht. Erst mit einem Klick auf den Button "alte Vergabelisten löschen" wird auch diese Liste entfernt. Vorher sollte man aber unbedingt die alte Vergabeliste sichern, indem man auf "Druckansicht der Vergabeliste" klickt und die entsprechende Seite speichert (siehe auch Druckansicht).

Matrikelnummern der Studenten eingeben

Solange nicht die alten Einträge von berechtigten Studenten gelöscht sind, lässt sich hier nichts tun. Erst wenn dies getan ist, kann man, getrennt für Juristen und Wirtschaftswissenschaftler, die neuen Studenten eintragen. Dafür muss man Tabulator-getrennte Textdateien mit vier Spalten erstellen: In der ersten Spalte steht die Matrikelnummer, in der zweiten der Nachname, in der dritten der Vorname und in der vierten Spalte steht das Fachsemester. Unter Excel lässt sich dieses Format einfach erreichen, indem man als Dateityp beim Speichern Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt) auswählt. Den Inhalt dieser Datei kopiert man nun einfach in das entsprechende Textfeld im Schließfachvergabe-Programm.

Anpassen der Internetseiten, Mails und PDF

Hier kann man diverse Texte anpassen, die im Schließfachvergabe-Programm selber, in den automatisch verschickten Mails und in der Bestätigungs-PDF angezeigt werden. Normalerweise können die Texte so bleiben, wie sie sind; es muss nur das Datum angepasst werden. Gegebenfalls müssen auch die Namen der Zuständigen ersetzt werden.

Nicht alle Texte werden auch tatsächlich genutzt; man sollte sie aber trotzdem anpassen.

Internetseiten

In den Texten für die Webseite des Programms ist HTML möglich.

  • Eingabeinformationen: Diese Texte werden den Bewerbern bei der Eingabe ihrer Daten angezeigt.
  • Registrierungsdaten empfangen und Mail wurde gesendet: Sobald die Bewerber ihre Daten gespeichert haben, wird dieser Hinweis angezeigt, dass die Daten angekommen sind und jetzt eine Bestätigungs-E-Mail verschickt wurde.

  • Validierung der E-Mail abgeschlossen: Nach der Bestätigung ihrer E-Mail-Adresse wir den Bewerbern diese Seite angezeigt, die darüber informiert, ab wann sie ihr zugeteiltes Schließfach einsehen können. Im Text werden alle Vorkommen von ~~CODE~~ automatisch durch den entsprechenden Zugangscode zur Einsicht ersetzt.

  • Seite wird bei vorzeitger Codeauswertung angezeigt: Wenn ein Bewerber seinen Zugangscode eingibt, um sein Schließfach einzusehen, obwohl die Schließfächer noch nicht verteilt wurden, wird dieser Hinweis angezeigt.

  • Seite während der Auswertung: Sobald die Bewerbungsphase beendet wurde und bis die Schließfächer vergeben wurden, erscheint dieser Text standardmäßig auf der Startseite.

  • Schließfach erhalten - Nummer anzeigen: Dieser Text wird den Bewerbern angezeigt, wenn sie nach der Vergabe ihr Schließfach einsehen wollen und sie ein Schließfach erhalten haben. Hier sollten das Stockwerk (~~STOCKWERK~~), die Schließfachnummer (~~FACH~~) und ein Link zur Bestätigungs-PDF (~~PDF~~) angezeigt werden.

  • Kein Schließfach erhalten: Dieser Text wird allen angezeigt, die nach der Vergabe ihr Schließfach einsehen wollen, aber keins erhalten haben. Wenn eine persönliche Mitteilung vorhanden ist, wird diese über ~~PERSONALMESSAGE~~ eingefügt.

  • Ungültiger Code: Dieser Hinweis wird angezeigt, wenn ein falscher Code eingegeben wurde, um ein Schließfach einzusehen.

Mails

An dieser Stelle kann man die automatisch versandten E-Mails anpassen. Für jede E-Mail lassen sich die Absenderadresse, der Betreff und der Text unabhängig voneinander ändern.

  • Validierungsmail: Diese E-Mail wird allen Bewerbern nach dem Abschicken ihrer Daten zugeschickt und enthält einen Link (~~LINK~~), über den die E-Mail-Adresse bestätigt wird. Es sollte ein Hinweis vorhanden sein, dass das Bestätigen der E-Mail-Adresse vor der Vergabe erfolgen muss.
  • Code-Mail: Diese E-Mail bestätigt die Validierung der E-Mail-Adresse und enthält einen Link (~~LINK~~) zur Schließfachvergabe-Webseite und den Zugangscode (~~CODE~~) zur Einsicht des Schließfaches. Es ist sinnvoll, das Datum der Vergabe anzugeben.
  • Mail wegen ungültiger Matrikelnummer: Diese E-Mail wird nicht versandt. Hier wird das weitere Vorgehen für einen Bewerber beschrieben, wenn seine Matrikelnummer nicht akzeptiert wird.

PDF

Hier lässt sich der Inhalt der Bestätigungs-PDF inklusive der Kopf- und Fußzeilen ändern. Wichtig ist hier vor allem das Textfeld für den Inhalt: Es muss der Name (~~NAME~~) vorkommen, eine Bestätigung, dass der Bewerber ein Schließfach erhalten hat, ein kurzer Hinweis, wofür dieses Dokument ist, welches Schließfach (~~STOCKWERK~~, ~~FACH~~) vergeben wurde und ein Kontrollkästchen für die Hausmeister, dass dieses Schließfach im Beisein des Besitzers geöffnet wurde. Außerdem sollte man hier die persönliche Mitteilung (~~PERSONALMESSAGE~~) anzeigen.

Registrationsphase starten

Sobald das Programm zurückgesetzt, alle berechtigten Studenten eingegeben und die Texte angepasst sind, kann man hier die eigentliche Registrationsphase starten.

Eingabe der Schließfächer

An dieser Stelle werden alle Schließfächer, getrennt nach Juristen und Wirtschaftswissenschaftlern, eingegeben. Die Listen sind einfache Text-Dateien, wobei in jeder Zeile ein Schließfach steht. Die Schließfächer werden in dern Form Stockwerk|Nummer angegeben. Die besten Schließfächer stehen in der Liste ganz oben und sind dann absteigend nach ihrem Zustand sortiert. Die Schließfächer können auch schon eingegeben werden, bevor die Registrationsphase gestartet wurde.

Beenden der Registrationsphase

Hier kann man die Registrationsphase beenden; ab jetzt kann man sich nicht mehr für ein Schließfach bewerben. Es erfolgt aber noch keine Verteilung der Schließfächer.

Überprüfen der angemeldeten Benutzer

Der Button an dieser Stelle verweist nur zu der Hauptseite im Schließfachvergabe-Programm. Man sollte einmal grob alle angemeldeten Benutzer überprüfen, also beispielsweise doppelte Bewerbungen, mehrfach vorhandene E-Mail-Adressen etc. Dies lässt sich aber am besten außerhalb des Programmes erledigen.

Schließfächer vergeben

Wenn man bereit ist, die eigentliche Schließfachvergabe vorzunehmen, muss man zunächst die alte Vergabeliste löschen ("Schließfachvergabe löschen"). Erst dann erscheint an dieser Stelle ein Button zum Vergeben der Schließfächer ("Schließfächer vergeben"). Die Verteilung erfolgt recht schnell. Man sollte hinterher überprüfen, ob alles korrekt funktioniert hat. Über "Manuelle Änderungen der Verteilung" gelangt man zur Hauptseite, um einzelne Fächer manuell zu ändern.

Die Schließfächer werden nach bestimmten Prioritätsklassen vergeben, in die die Bewerber eingeordnet werden. Innerhalb der Prioritätsklassen erfolgt eine zufällige Vergabe. Die Prioritätsklassen sind in absteigender Reihenfolge:

  • Doktoranden
  • Examensstudenten (Siebtes Semester aufwärts, technisch bedingt auf maximal 50 Semester beschränkt)
  • Studenten (Viertes bis sechstes Semester)
  • Studenten (Erstes bis drittes Semester)
  • Referendare
  • Examensstudenten

Die Schließfächer selber werden dabei von oben aus der Liste genommen und dann zufällig ein Student der aktuellen Prioritätsklasse ausgewählt. Daher müssen die Schließfach-Listen absteigend nach dem Zustand der Schließfächer sortiert sein.

Einsicht der Schließfachverteilung erlauben

Sobald die Vergabe korrekt durchgeführt wurde, muss man über "Einsicht der Schließfachverteilung erlauben" die Seite zur Einsicht aktivieren. Ansonsten können die Bewerber nicht einsehen, welches Schließfach ihnen zugeteilt wurde.

Beenden der Einsicht

Man kann, muss aber nicht, die Einsicht der zugeteilten Schließfächer wieder deaktivieren.