Office
PDF-Dokumente
Wie kann ich ein PDF-Dokument am Rechner unterschreiben?
PDF-Dokumente lassen sich einfach digital unterschreiben, auch mit der eigenen Unterschrift. Auf diese Weise lässt sich die Papiernutzung reduzieren und Formulare, Verträge etc. müssen nicht umständlich ausgedruckt, von Hand unterschrieben und wieder eingescannt werden.
Alles, was Sie hierzu benötigen, ist der kostenose Adobe Reader, der im Normalfall bereits auf Ihrem Rechner installiert sein sollte. Ansonsten können Sie sich ihn von der offiziellen Seite herunterladen. Zum Einrichten der Unterschrift benötigen Sie außerdem ein Bildbearbeitungsprogramm wie das kostenlose GIMP (klicken Sie nicht auf Download GIMP
, sondern auf this link
eine Zeile darunter!). Installieren Sie, sofern nötig, beide Programme. Hierzu benötigen Sie Administratorrechte - wenden Sie sich gegebenfalls an den zuständigen Mitarbeiter Ihres Institutes oder an die Institutsbetreuung des EDV-Teams.
Erstmalige Einrichtung der Unterschrift
Diese Anleitung nutzt zur Bildbearbeitung das Programm GIMP. Die Schritte sollten sich aber auch ziemlich direkt auf andere Bildbearbeitungsprogramme (bspw. Adobe Photoshop) übertragen lassen. Das bei Windows standardmäßig enthaltene Microsoft Paint ist für diese Aufgaben nicht geeignet.
- Unterschreiben Sie mit einem schwarzen oder blauen Kugelschreiber auf einem weißen Blatt Papier.
- Scannen Sie diese Blatt mit den folgenden Einstellungen ein:
- Farbmodus: Graustufen
- Auflösung: mind. 300 dpi
- Zielformat: ein Bildformat, bspw. JPEG/JPG oder PNG
- Starten Sie GIMP und öffnen Sie die gescannte Datei:
Datei -> Öffnen ...
Tipp: GIMP öffnet standardmäßig mehrere Fenster. Um ein einzelnes Fenster zu erhalten, gehen Sie auf:
Fenster -> Einzelfenster-Modus
Tipp: Um genauer Arbeiten zu können, können Sie auf der Tastatur [Strg]
gedrückt halten und das Mausrad drehen, um in das Bild hineinzoomen zu können.
- Schneiden Sie das Bild auf die Größe der Unterschrift zu:
- Wählen Sie das Werkzeug
Zuschneiden
. - Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um die Unterschrift. Sie können die Auswahl nach dem Loslassen der Maustaste weiter anpassen, indem Sie den entsprechenden Rand verschieben. Sie sollten möglichst wenig Platz um die Unterschrift lassen, aber natürlich auch nichts von der Unterschrift abschneiden.
- Sobald Sie mit der Auswahl zufrieden sind, drücken Sie
[Enter]
.
- Wählen Sie das Werkzeug
- Speichern Sie das Bild als PDF-Datei:
- Gehen Sie auf:
Datei -> Exportieren als ...
- Tragen Sie in das Feld
Name
ganz oben einen beliebigen Dateinamen ein; dieser muss die Endung.pdf
haben. Stellen Sie sicher, dass in der Liste unten rechts entwederAlle Export-Bilder
oderPortable-Document-Format (*.pdf)
ausgewählt ist. Speichern Sie das Dokument nun an einem beliebigen Ort (diesen müssen Sie sich natürlich merken) mit einem Klick aufExportieren
. Bestätigen Sie die folgende Nachfrage erneut mitExportieren
. - Sie können GIMP jetzt schließen. Die Nachfrage, ob die vorgenommenen Änderungen gesichert werden sollen, können Sie verneinen.
- Gehen Sie auf:
- Öffnen Sie nun ein beliebiges PDF-Dokument (Sie können sich hier ein leeres Dokument herunterladen, in dem Sie üben können).
- Erstellen Sie nun eine neue Unterschrift:
- Klicken Sie auf
Ausfüllen und Unterschreiben
oben rechts oder gehen Sie zu:Anzeige -> Ausfüllen und Unterschreiben
- Klicken Sie auf
Unterschrift platzieren
. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dies kann eventuell etwas länger dauern und sich so anfühlen, als sei das Programm abgestürzt; warten Sie einfach etwas ab. - Wählen Sie aus der Liste den Punkt
Zertifikat verwenden
aus und klicken dann aufWeiter
. - Sie werden dazu aufgefordert, ein Unterschriftsrechteck zu zeichnen. In dieses Feld wird dann die Unterschrift eingefügt. Klicken Sie also auf
Neues Unterschriftsrechteck ziehen ...
und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Feld an der gewünschten Position in der gewünschten Größe auf. Wenn das Feld zu klein für eine Unterschrift sein könnte, meldet Ihnen das Programm dies. Hat das Dokument bereits ein Unterschriftenfeld, können Sie auch einfach darauf klicken. - In dem neuen Fenster klicken Sie auf
Neue digitale ID, die ich jetzt erstellen möchte
und dann aufWeiter
. - Im nächsten Fenster können Sie den Speicherort der ID wählen. Am besten entscheiden Sie sich für
Windows-Zertifikatsspeicher
; dann wird die ID mit Ihrem JURNETZ-Benutzerkonto verknüpft. Klicken Sie aufWeiter
. - Füllen Sie im nächsten Fenster die Felder wie gewünscht aus. Als Schlüsselalgorithmus wählen Sie
2048-Bit RSA
aus un im FeldDigitale ID verwenden für:
lassen Sie die Auswahl beiDigitale Unterschriften und Datenverschlüsselung
. Klicken Sie aufFertigstellen
. - Im nächsten Fenster wählen Sie in der Liste
Erscheinungsbild:
den PunktNeues Erscheinungsbild erstellen ...
aus. Hier fügen Sie jetzt Ihre Unterschrift ein:- Geben Sie dem Erscheinungsbild unter
Titel
einen Namen, bspw.Unterschrift
. - Wählen Sie in der Gruppe
Grafik konfigurieren
den PunktImportiere Grafik
und klicken aufDatei...
. - Klicken Sie auf
Durchsuchen...
und wählen Sie die zuvor aus Ihrer Unterschrift erstellte PDF-Datei aus. Klicken Sie aufÖffnen
und dann aufOK
. - In der Gruppe
Text konfigurieren
können Sie weitere Informationen in der Unterschrift anzeigen lassen. Eine Vorschau sehen Sie oben im Fenster. - Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
OK
.
- Geben Sie dem Erscheinungsbild unter
- Sie sollten jetzt wieder in dem Fenster sein, in dem Sie auf
Neues Erscheinungsbild erstellen ...
geklickt haben. Wählen Sie unterErscheinungsbild
jetzt Ihr soeben erstelltes Erscheinungsbild aus klicken Sie dann aufUnterschreiben
. Sie werden jetzt dazu aufgefordert, das unterschriebene Dokument zu speichern. Entweder geben Sie einen neuen Namen ein oder überschreiben die aktuelle Datei. - Sie sind jetzt fertig mit der Einrichtung. Die PDF-Datei, die Ihre Unterschrift enthält (aus Punkt 5), und die, in der Sie soeben die Unterschrift eingerichtet haben, können sie löschen.
- Klicken Sie auf
Dokumente unterschreiben
Sobald Sie Ihre Unterschrift eingerichtet haben, können Sie jedes PDF-Dokument einfach unterschreiben:
- Gehen Sie im zu unterschreibenden Dokument auf
Ausfüllen und Unterschreiben
oben rechts oder über
Anzeige -> Ausfüllen und Unterschreiben
- Klicken Sie auf
Unterschrift platzieren
. - Wählen Sie nun, wo Sie die Unterschrift platzieren möchten:
- Wenn das Dokument bereits ein Feld für die Unterschrift hat, wählen Sie dieses aus.
- Wenn kein solches Feld vorhanden ist oder Sie die Unterschrift an einer anderen Stelle platzieren möchten, müssen Sie selber ein Unterschriftenfeld erstellen. Klicken Sie dazu, wenn Sie gefragt werden, auf
Neues Unterschriftsrechteck ziehen ...
und erstellen eines an der gewünschten Stelle, indem Sie es mit gedrückter linker Maustaste aufziehen.
- Im nächsten Fenster (es kann etwas dauern, bis es angezeigt wird) legen Sie die Unterschrift fest:
- Wenn Sie mehr als eine Identität angelegt haben, wählen Sie unter
Unterschreiben als:
aus, als wer Sie unterschreiben möchten. Standardmäßig ist die zuletzt genutzte Identität ausgewählt. Außerdem können Sie überNeue ID...
wie oben beschrieben eine weitere Identität anlegen. - Unter
Erscheinungsbild:
wählen Sie aus, wie die Unterschrift aussehen soll oder legen überNeues Erscheinungsbild erstellen...
gegebenenfalls ein neues Aussehen an. - Wenn Sie verhindern möchten, dass das Dokument nachträglich bearbeit werden kann, setzen Sie einen Haken vor
Dokument nach dem Unterschreiben sperren
.
- Wenn Sie mehr als eine Identität angelegt haben, wählen Sie unter
- Klicken Sie
Unterschreiben
. Sie werden jetzt aufgefordert, das unterschriebene Dokument zu speichern. Sie können entweder das Original überschreiben oder eine neue Datei erstellen (bspw. können Sie unterschriebene Dokumente kennzeichnen, indem Sie z. B.- unterschrieben
an den Dateinamen anhängen).